Золотые правила написания делового электронного письма.

• Придерживайтесь корпоративного шаблона в фирменном стиле при переписке. Это придаст вашему обращению официальности.
• Подпись корпоративного шаблона не должна превышать 4 строк.
• Всегда имейте в виду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве. Излагайте мысли лаконично. Если слово можно опустить — не пишите его.
• Почтовые адреса, начинающиеся с info@, ad@, office@, reklama@, inbox@, manager@ и т.д. не вызывают доверия при личной деловой переписке.
• Соблюдайте правило одно письмо — один информационный повод.
• Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
• Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
• Всегда заполняйте Тему письма. Уделяйте внимание информативности Темы и соответствия содержанию. Не используйте Ответить для начала новой переписки либо же смените Тему.
• Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов.
• Не используйте темы письма с одним словом (привет, вопрос, ответ, информация и т.д.).
• Никогда не отвечайте недовольством на "недовольное" письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
• Если информация в вашем письме представляет особую важность, то пометьте его специальным "флажком".
• Не пишите в следующих тонах: излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
• Если вы пишете первое "холодное" письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
• Классическая структура официального E-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
• Не запрещено в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
• Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.
• Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами - 1 пустую строку.
• Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
• Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
• В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
• Не используйте интернет-сленг (типа Доброго времени суток) и не украшайте письмо смайликами.
• В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
• Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения - заменяйте их русскими синонимами.
• Будьте бдительны используя сокращения и аббревиатуры - читатель должен их понимать.
• Email-письмо - показатель вашей краткости. Если размышляете, ставить запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
• Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом. Но не злоупотребляйте.
• Не выделяйте слова подчеркиванием - читатель их может перепутать со ссылкой.
• В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
• Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность - используйте действительный залог (активный).
• При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя - это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
• Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию - потому что ваш текст может случайно оказаться в руках не того человека.
• В email-письмах принято использовать три варианта изложения: от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
• Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон, то письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
• Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами и занимают дополнительное место в почтовом ящике.
• Не превращайте письмо в "Мурзилку", не нужно баловаться цветными шрифтами.
• Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
• Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т.д.).
• Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
• Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
• В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
• Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями (надеемся на взаимовыгодное сотрудничество, заранее спасибо за ответ, будем ждать вашего ответа и т.д.).
• Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо - разбейте его на части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
• В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
• В конце письма ставьте подпись после строки содержащей "--". В подписи указывайте свою контактную информацию и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей. Email отправителя лишне указывать в подписи.
• Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
• Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз С уважением или С искренними пожеланиями; варианты в стиле Искренне Ваш в деловой переписке недопустимы.
• Перечитайте письмо перед отправкой. Тщательно проверьте текст на ошибки и опечатки.
• Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
• Если к вашему электронному письму имеются приложения - обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
• Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
• В тексте письма должна быть информация о каждом приложении - краткое и понятное пояснение.
• Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.
• Если приложение к письму большое по объему - не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
• Приложения с расширением .exe и другие сомнительные форматы по электронной почте отправлять не нужно. Вероятно они удаляться антивирусом либо письмо попадет в Спам.
• По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
• Отвечайте на письма быстро - в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум - в течение дня.
• Отвечайте на письма развернуто - это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
• Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ да или нет - в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
• По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
• Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы - отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
• Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов - дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
• Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
• Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.
• Если вы отправились в отпуск - не забудьте в почтовой программе настроить автоответ при отсутствии; при этом указывайте контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
• Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: Простите, забыл сказать.
• Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ - это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
• Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка - дело личное, а письмо Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.
• В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
• Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
• Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией - отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения. Используйте, но не расчитывайте на функции "Отозвать письмо"

И последнее - пересмотрите письма, которые получали из других компаний. Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать аналогичные недочеты.

Переработанная публикация Дениса Каплунова.